E-Mails sind Unternehmenswerte

Wer ist Herr über meine Firmen-E-Mails?

Für viele Unternehmen sind E-Mails weit mehr als einfache Nachrichten. Sie enthalten Angebote, Verträge, Rechnungen, Kundendaten, technische Unterlagen, Preisabsprachen, Projektinformationen und interne Entscheidungen. In zahlreichen Betrieben steckt ein erheblicher Teil des Unternehmenswissens im E-Mail-Archiv.

Umso wichtiger ist die Frage:

Wer entscheidet eigentlich darüber, wo diese Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann?

Viele Unternehmen nutzen kostenlose Maildienste

Gerade kleine Unternehmen greifen für ihre geschäftliche Kommunikation auf kostenlose E-Mail-Dienste wie Gmail, Outlook.com, Web.de, GMX oder Yahoo Mail zurück. Diese Dienste sind schnell eingerichtet, einfach zu bedienen und verursachen zunächst keine direkten Kosten.

Doch jede Entscheidung für einen Maildienst bedeutet auch, einem Anbieter die Speicherung geschäftlicher Daten anzuvertrauen. Wo diese Daten gespeichert werden, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz getroffen werden und welche vertraglichen Regelungen gelten, richtet sich nach dem jeweiligen Anbieter.

Für private E-Mails mag das ausreichend sein. Für geschäftskritische Informationen sollten Unternehmen jedoch bewusst prüfen, ob diese Lösung ihren Anforderungen entspricht.

Welche Fragen sollten Unternehmen stellen?

Wer seine geschäftliche Kommunikation dauerhaft auf den Servern eines externen Anbieters speichert, sollte sich unter anderem folgende Fragen beantworten können:

  • Wo befinden sich die Server, auf denen meine Daten gespeichert werden?

  • Welches Datenschutz- und Vertragsrecht gilt?

  • Wer kann administrativ auf meine E-Mails zugreifen?

  • Welche Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren existieren?

  • Was geschieht bei einer Kontosperrung oder einem technischen Ausfall?

  • Kann ich meine gesamten E-Mails jederzeit vollständig exportieren?

  • Was passiert, wenn der Anbieter seine Leistungen ändert oder einstellt?

Diese Fragen sind nicht als Kritik an einzelnen Anbietern zu verstehen. Sie helfen vielmehr dabei, die eigene digitale Infrastruktur bewusst zu bewerten und mögliche Risiken zu erkennen.

Die Cloud ist nicht das Problem

Cloud-Dienste gehören heute selbstverständlich zum Geschäftsalltag. Professionelle Cloud-Anbieter investieren erhebliche Ressourcen in Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob Daten in der Cloud gespeichert werden, sondern wie Unternehmen die Kontrolle über ihre geschäftskritischen Informationen behalten.

Wer seine E-Mails ausschließlich an einem einzigen Ort speichert, schafft eine Abhängigkeit. Eine durchdachte Datensicherungsstrategie sorgt dafür, dass wichtige Informationen auch bei technischen Problemen oder organisatorischen Änderungen weiterhin verfügbar bleiben.

Bewährte Datensicherungsstrategie: Das 3-2-1-Prinzip

Eine anerkannte Empfehlung für die Datensicherung ist das sogenannte 3-2-1-Backup-Prinzip:

  • Es existieren mindestens drei Kopien der Daten.

  • Die Daten werden auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichermedien abgelegt.

  • Eine Sicherung befindet sich an einem zweiten, räumlich getrennten Standort.

Für E-Mails kann dies beispielsweise bedeuten:

  • Originaldaten auf dem Mailserver

  • zusätzliches Archiv auf einem eigenen Server oder NAS-System

  • verschlüsselte Datensicherung an einem externen Standort

Durch diese Strategie bleiben Unternehmen auch bei Ausfällen oder Problemen mit einem einzelnen System handlungsfähig.

Eigene Domain statt kostenloser E-Mail-Adresse

Ebenso wichtig wie der Speicherort ist die eigene Unternehmensdomain.

Eine E-Mail-Adresse wie

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vermittelt nicht nur Professionalität, sondern schafft auch Unabhängigkeit. Wechselt das Unternehmen den Mailprovider, bleibt die E-Mail-Adresse unverändert. Kunden und Geschäftspartner müssen keine neue Adresse kennenlernen, da lediglich der technische Dienstleister gewechselt wird.

Die Domain gehört dem Unternehmen – nicht dem Mailanbieter.

Lokales E-Mail-Archiv als zusätzliche Sicherheit

Viele Unternehmen ergänzen ihren Mailserver durch ein eigenes Archiv. Dadurch bleiben wichtige Informationen unabhängig vom jeweiligen Anbieter verfügbar.

Geeignete Lösungen können beispielsweise sein:

  • ein NAS-System im Unternehmen,

  • ein eigener Mailserver,

  • ein revisionssicheres E-Mail-Archiv,

  • verschlüsselte Backup-Systeme.

Ein zusätzliches Archiv erleichtert nicht nur die Wiederherstellung von Daten, sondern kann auch bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder internen Dokumentationsanforderungen hilfreich sein.

Was empfiehlt MKD?

Aus unserer Sicht sollte geschäftliche Kommunikation niemals ausschließlich auf einem einzigen Mailserver gespeichert werden.

Eine zukunftssichere Strategie besteht aus mehreren Bausteinen:

  • Nutzung einer eigenen Unternehmensdomain

  • professioneller Mailserver

  • regelmäßige Datensicherungen

  • lokales oder revisionssicheres E-Mail-Archiv

  • Verschlüsselung sensibler Daten

  • regelmäßige Überprüfung der Sicherheitskonfiguration (z. B. SPF, DKIM, DMARC, TLS und MTA-STS)

So behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre digitale Kommunikation und reduzieren das Risiko von Datenverlust, längeren Ausfällen oder einer unerwünschten Abhängigkeit von einzelnen Anbietern.

Fazit

Die entscheidende Frage lautet nicht nur:

„Ist mein Mailserver sicher?“

Sondern vor allem:

„Kann mein Unternehmen jederzeit auf seine geschäftlichen E-Mails zugreifen – unabhängig vom jeweiligen Anbieter?“

E-Mails gehören zu den wertvollsten Informationen eines Unternehmens. Deshalb sollten sie nicht ausschließlich an einem einzigen Speicherort liegen. Mit einer eigenen Domain, einer durchdachten Backup-Strategie und einem zusätzlichen Archiv behalten Unternehmen die Kontrolle über ihre digitale Kommunikation.

Technische Sicherheitsmaßnahmen wie SPF, DKIM, DMARC oder MTA-STS schützen den Versand und Empfang von E-Mails. Eine durchdachte Speicher- und Backup-Strategie sorgt dafür, dass diese Informationen auch langfristig verfügbar bleiben. Erst das Zusammenspiel aus technischer Sicherheit und organisatorischer Vorsorge schafft eine wirklich sichere digitale Unternehmenskommunikation.

 

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